O pełnomocnictwie przy korespondencji przedsądowej

Skierowanie sprawy do sądu z reguły poprzedzone jest wymianą korespondencji pomiędzy stronami. Pisma fachowych pełnomocników rozpoczynają się od wzmianki o udzieleniu im pełnomocnictwa do występowania w sprawie. Jedni załączają przy tym jego kopię, inni ograniczają się do oświadczenia.Kwestia przyjętej konwencji.

Sam sposób informowania o posiadanym pełnomocnictwie oraz jego treść jest jednak wizytówką kultury organizacyjnej kancelarii.


Pełnomocnictwo - załączać, nie załączać?
Z wyjątkiem przypadków, w których pełnomocnik składa w trakcie przedsądowej korespondencji oświadczenia wywołujące skutki materialnoprawne, pełnomocnictwo - w świetle przepisów - nie jest na tym etapie konieczne. Okazanie dokumentu pełnomocnictwa należy więc traktować w kategorii dobrej praktyki, a nie obowiązku. Załączenie do pisma pełnomocnictwa - z pragmatycznego punktu widzenia - eliminuje potencjalne wątpliwości co do naszej roli w sprawie,  wpływając w ten sposób na tempo i koszty czynności przedsądowych (brak dodatkowej korespondecji dla "wykazania umocowania"). Dodatkowo, dołączając
pełnomocnictwo (procesowe w rozumieniu kpc) dajemy sygnał, iż nasz klient jest zdecydowany na ewentulane sądowe dochodzenie swoich praw.


Treść pełnomocnictwa
Skoro decydujemy się na dołączanie pełnomocnictwa do pisma przedsądowego warto przeanalizować jego treść. Czy na pewno umocowanie do reprezentowania Klienta X przed sądami powszechnymi w sprawie Y zawiera w sobie umocowanie do prowadzenia korespondencji przed złożeniem pozwu? Na jakiej podstawie? Być może warto byłoby określić zakres pełnomocnictwa tak, aby jednoznacznie obejmował on także działania na etapie przedsądowym. Tak będzie profesjonalnie.


Pełnomocnictwo, substytucja i upoważnienie dla aplikanta
Zgodnie z ustawami korporacyjnymi aplikantowi - w określonym ustawowo zakresie - można udzielić upoważnienia. Upoważnienie takie nie jest  pełnomocnictwem substytucyjnym (zob.: SN III CZP 27/06). To dlatego nie podlega opłacie skarbowej . W praktyce z rozróżnieniem obu tych instytucji bywa jednak różnie...


Przejaw kultury organizacyjnej
Pełnomocnictwo należy do kategorii najczęściej sporządzanych przez prawników dokumentów. Skoro jest to dokument standardowy, to warto aby spełniał określone standardy poprawności. Odnosi się to zarówno do jego treści, jaki i formy. Przygotowanie odpowiednio przemyślanych i zweryfikowanych wzorów (np. w formie szablonów w word) nie jest czasochłonne, a rezultat takiej pracy (poprawny, profesjonalny dokument pełnomocnictwa) nadaje się do wielokrotnego wykorzystania. Rzecz niby oczywista, a jednak nie dla wszystkich.

W mojej ocenie brak posiadania poprawnych wzorów dokumentów (pełnomocnictw) niekorzystanie świadczy o kulturze organizacyjnej kancelarii. Skoro bowiem nie dokonano standaryzacji w tak podstawowym zakresie, to co z pozostałymi obszarami?