E-mail w pracy (czego nie wiemy)

E-maile są obecnie jedną z podstawowych form komunikacji zawodowej. Dotyczy to także prawników. Jak każde narzędzie, poczta elektroniczna ma wady i zalety.

W tym poście opiszę jej negatywne aspekty (korzyści znamy wszyscy).  

E-maile w negocjacjach
Negocjacje przez e-mail mogą być trudniejsze (obarczone większym ryzykiem porażki), zwłaszcza gdy nie znamy dobrze odbiorcy. Badania wykazują, że przy takiej formie komunikacji ludzie są mniej skłonni do współpracy, a nadto czują się w tym usprawiedliwieni.  Dodatkowo, kontakt e-mailowy nie sprzyja budowie wzajemnego zrozumienia. Pojawienia się trudnego zagadnienia może więc szybciej skutkować zerwaniem negocjacji.


Emocje, interpretacja informacji i efekt online disinhibition
Okazywanie emocji (np. złość, zadowolenie) nie jest w przypadku e-maila wsparte systemem wskazówek, które w bezpośredniej rozmowie wynikają z mowy ciała. W e-mailu można skutecznie przekazać tylko to, co wynika z jego literalnego brzmienia.

Sama "dosłowna treść" e-maila może jednak zostać źle zinterpretowana przez odbiorcę, a neutralny z założenia przekaz może być uznany za obraźliwy. Taki błąd może zakłócić przebieg dalszych działań i negatywnie wpłynąć na efektywność współpracy.

Komunikacja e-mailowa jest wreszcie podatna na tzw. efekt online disinhibition ("zwalnianie hamulców"). Ludzie czują się bardziej swobodni i mniej skrępowani konwenansami. W efekcie niektórzy w e-mailach pozwalają sobie na więcej, aniżeli w zwykłej rozmowie (są bardziej dosadni, kategoryczni, asertywni).


Nadmiar e-maili
Obsługa e-maili zajmuje sporą część czasu pracy (więcej niż mogłoby się wydawać). Dodatkowo, e-maile rozpraszają uwagę, a mentalny powrót do przerwanego zadania zajmuje średnio około 1 minuty. Wreszcie zdaniem naukowców z University of London, ciągłe e-mailowanie i smsowanie ogranicza zdolności intelektualne o średnio 10 punktów w teście na IQ (kobiety 5 punktów, mężczyźni 15).


Wnioski
Mając świadomość wad poczty elektronicznej można łatwiej sobie z nimi poradzić. I tak:

• co do negocjacji:
• nie negocjować przez e-mail, względnie tylko przez e-mail;

• co do irytujących e-maili:
• nie odpowiadać pochopnie, odczekać pewien czas i ponownie zapoznać się z jego treścią;
• nie odpowiadać w sposób konfrontacyjny, można spróbować skontaktować się z nadawcą e-maila w inny sposób (kontakt osobisty, rozmowa telefoniczna) lub klarowniej wyjaśnić problem;

• co do nadmiaru e-maili:
• ustalić reguły przeglądania skrzynki przychodzącej;
• klasyfikować e-maile;
• w miarę możliwości delegować obsługę e-mail.

Photo by J.M. Witt