Krótko o krótkich zdaniach

Oczywiście, można tak:

„Drogi Marcinie, czy w swej uprzejmości raczyłbyś podać mi ów misternie rzeźbiony, srebrny pojemnik, wypełniony po brzegi małymi grudkami chlorku sodu, który znajduje się w odległości nie większej niż 30 centymetrów od Twojej górnej, lewej kończyny?” (wyrazy: 36, znaki: 248)

Ale można i tak:

„Czy mogę prosić o sól?” (wyrazy: 5, znaki: 23)

Prawnicy mają tendencję do pisania uroczystych, rozwlekłych zdań, także gdy ten sam przekaz można wyrazić prościej i krócej. :)

Richard Susskind: lektura obowiązkowa

W 2010 roku Wolters Kluwer wydało po polsku "Koniec świata prawników? Współczesny charakter usług prawniczych" autorstwa Richarda Susskinda. W mojej ocenie to jedno z najważniejszych wydarzeń na polskim rynku publikacji prawniczych, i to w perspektywie lat. Jest tak co najmniej z dwóch przyczyn. Po pierwsze - z uwagi na treść tej książki. Po drugie - dlatego, że możemy ją przeczytać niemal w tym samym czasie, co nasi zagraniczni koledzy (i zarówno dla nich, jak i dla nas będzie to wciąż "świeży towar").  


Richard Susskind opisuje procesy zmian, które zachodzą wokół nas i mają kolosalny wpływ na wykonywaną przez nas profesję. Są one wynikiem postępu technologicznego, który kształtuje całkowicie nowy sposób funkcjonowania społeczeństw. Ale nie tylko. Równie istotna jest też zmiana globalnych warunków gospodarczych, demograficznych i geopolitycznych.

Wyzwania dla branży prawniczej wobec tych zjawisk są tym większe, że sektor ten (jako taki) działa na bazie modelu, który w wielu wymiarach jest anachroniczny.


W tym poście nie będę streszczał książki Susskinda. To pozycja, którą po prostu trzeba przeczytać. Zwłaszcza jeśli jest się prawnikiem, który ma zamiar pracować w takim charakterze przez kolejne 10, 15 i więcej lat. I to niezależnie od geograficznej lokalizacji rynku, pełnionej funkcji czy formy wykonywania zawodu.


PS Jeżeli jeszcze nie masz swojego egzemplarza "Końca świata prawników" sugeruję, abyś w tym momencie:

(1) opuścił(a) tego bloga,
(2) niezwłocznie zalogował(a) się na stronie ulubionej księgarnii internetowej, i
(3) zakupił(a) tę książkę.

A jeśli w tej chwili nie masz ochoty na zakup to może sprawdź na facebooku, czy ktoś mogłby ją Tobie pożyczyć.

To tak apropos zmian wywołanych postępem technologicznym. :)

Uzasadnienie jak garnitur od krawca

W naszej pracy czytamy niezliczone ilości uzasadnień.
Ostatnio dostałem e-maila, z fragmentem orzeczenia NSA, który naprawdę mnie zaskoczył. Mówiąc szczerze: nigdy nie czytałem czegoś podobnego.

A brzmi to tak:

"prawidłowo sporządzone uzasadnienie wyroku, powinno być jak garnitur uszyty na miarę, a nie jak garnitur pierwszy lepszy, zdjęty w sklepie z wieszaka, który może kupić każdy klient i będzie jakoś pasował" (NSA, OSK 1468/04).

W pierwszym momencie cytowany tekst rozbawił mnie, i to na tyle, że postanowiłem odszukać całe osobliwe orzeczenie. Po chwili zastanowiłem się nad tym, co tak naprawdę wywołało moją wesołość.  No bo przecież przywołana wypowiedź niezwykle trafnie charakteryzuje to jak powinno być napisane uzasadnienie. Dodatkowo, opis ten jest całkowicie zrozumiały dla każdego, i to bez względu na wykształcenie. Czy można chcieć czegoś więcej i czy nie taki jest cel pisania uzasadnień? Dla mnie super.

O pełnomocnictwie przy korespondencji przedsądowej

Skierowanie sprawy do sądu z reguły poprzedzone jest wymianą korespondencji pomiędzy stronami. Pisma fachowych pełnomocników rozpoczynają się od wzmianki o udzieleniu im pełnomocnictwa do występowania w sprawie. Jedni załączają przy tym jego kopię, inni ograniczają się do oświadczenia.Kwestia przyjętej konwencji.

Sam sposób informowania o posiadanym pełnomocnictwie oraz jego treść jest jednak wizytówką kultury organizacyjnej kancelarii.


Pełnomocnictwo - załączać, nie załączać?
Z wyjątkiem przypadków, w których pełnomocnik składa w trakcie przedsądowej korespondencji oświadczenia wywołujące skutki materialnoprawne, pełnomocnictwo - w świetle przepisów - nie jest na tym etapie konieczne. Okazanie dokumentu pełnomocnictwa należy więc traktować w kategorii dobrej praktyki, a nie obowiązku. Załączenie do pisma pełnomocnictwa - z pragmatycznego punktu widzenia - eliminuje potencjalne wątpliwości co do naszej roli w sprawie,  wpływając w ten sposób na tempo i koszty czynności przedsądowych (brak dodatkowej korespondecji dla "wykazania umocowania"). Dodatkowo, dołączając
pełnomocnictwo (procesowe w rozumieniu kpc) dajemy sygnał, iż nasz klient jest zdecydowany na ewentulane sądowe dochodzenie swoich praw.


Treść pełnomocnictwa
Skoro decydujemy się na dołączanie pełnomocnictwa do pisma przedsądowego warto przeanalizować jego treść. Czy na pewno umocowanie do reprezentowania Klienta X przed sądami powszechnymi w sprawie Y zawiera w sobie umocowanie do prowadzenia korespondencji przed złożeniem pozwu? Na jakiej podstawie? Być może warto byłoby określić zakres pełnomocnictwa tak, aby jednoznacznie obejmował on także działania na etapie przedsądowym. Tak będzie profesjonalnie.


Pełnomocnictwo, substytucja i upoważnienie dla aplikanta
Zgodnie z ustawami korporacyjnymi aplikantowi - w określonym ustawowo zakresie - można udzielić upoważnienia. Upoważnienie takie nie jest  pełnomocnictwem substytucyjnym (zob.: SN III CZP 27/06). To dlatego nie podlega opłacie skarbowej . W praktyce z rozróżnieniem obu tych instytucji bywa jednak różnie...


Przejaw kultury organizacyjnej
Pełnomocnictwo należy do kategorii najczęściej sporządzanych przez prawników dokumentów. Skoro jest to dokument standardowy, to warto aby spełniał określone standardy poprawności. Odnosi się to zarówno do jego treści, jaki i formy. Przygotowanie odpowiednio przemyślanych i zweryfikowanych wzorów (np. w formie szablonów w word) nie jest czasochłonne, a rezultat takiej pracy (poprawny, profesjonalny dokument pełnomocnictwa) nadaje się do wielokrotnego wykorzystania. Rzecz niby oczywista, a jednak nie dla wszystkich.

W mojej ocenie brak posiadania poprawnych wzorów dokumentów (pełnomocnictw) niekorzystanie świadczy o kulturze organizacyjnej kancelarii. Skoro bowiem nie dokonano standaryzacji w tak podstawowym zakresie, to co z pozostałymi obszarami?

Jak napisać teksty na stronę www kancelarii?

W dużym uproszeniu strona www to oprogramowanie, grafika i tekst. Przygotowanie dwóch pierwszych elementów z reguły zleca się firmom tworzącym strony. Tekst - w większości przypadków - trzeba jednak napisać samemu. Tylko jak?


Elementy podstawowe
Ilość tekstu (informacji) zależy od przyjętej koncepcji strony www kancelarii. Inna będzie zawartość strony rozbudowanej (np. 20 podstron i więcej), a inna prostej "wizytówki" w sieci. Inaczej też będziemy pisać dla odbiorcy biznesowego, a inaczej dla klienta -konsumenta (przez prawników uporczywie nazywanego "osobą fizyczną"). 

Każda strona powinna jednak zawierać co najmniej:

• zwięzły opis profilu kancelarii i rodzaju świadczonych usług (co);
• informacje o prawnikach (kto);
• dane kontaktowe kancelarii (gdzie).

Zrozumieć odbiorcę i dać (sobie) szansę by zostać zrozumianym
Strona www - niezależenie od koncepcji oraz kręgu potencjalnych odbiorców - powinna być napisana w sposób zrozumiały (uwaga: prosty język + krótki komunikat + czytelna czcionka i tło = zrozumiały przekaz w internecie). Powtarzam to jak mantrę (np. tutaj), ale uważam, że w procesie komunikowania się z ludźmi tylko przejrzysta treść może być skuteczna. Pamiętajmy, że w przypadku strony www to nam zależy na dotarciu do odbiorcy, a nie odwrotnie. Uwzględnić trzeba też fakt, że jako społeczeństwo mamy kłopoty ze zrozumieniem nawet prostych informacji takich jak ulotki czy instrukcje obsługi (4 osoby na 10 po zapoznaniu się z informacją na opakowaniu aspiryny nie potrafią odpowiedzieć na pytanie ile dni można stosować lek). Statystyczny internauta nie zrozumie zatem wielokrotnie złożonych zdań, traktujących o nieznanej jemu materii i w trudnym języku. Więcej na ten temat można poczytać np. na webusability.pl.



Układ treści i dostęp do informacji
Teksty na stronie powinny być pisane z zachowaniem układu zapewniającego odpowiednią funkcjonalność.

Podstawowe komunikaty i informacje na danej stronie (podstronie) powinny być zwięzłe i prezentowane w strukturze:

• podstawowa informacja;
• więcej.

Teksty dłuższe warto dzielić na mniejsze fragmenty i oznaczać nagłówkami.

Dodatkowo, informacje istotne powinny być łatwo dostępne dla odbiorcy (dotarcie do interesującego obszaru strony www nie powinno zajmować więcej niż dwa do trzech "kliknięć"). Dotyczy to zwłaszcza wszelkich danych teleadresowych (te w żadnym przypadku nie mogą skrywać się w zakamarkach strony).



Wskazówki
Przy pracy nad tekstem strony warto uwzględnić następujące porady:

• jeżeli nie masz doświadczenia w pisaniu tekstu na stronę zobacz jak zrobli to inni, nie ograniczaj się przy tym do stron kancelarii,
• nie kopiuj cudzych tekstów (stanowią one utwory w rozumieniu prawa autorskiego), napisz własną treść;
• dopasuj treść do specyfiki kancelarii;
• już na wstępnym etapie prac nad koncepcją strony przemyśl, jak obszerny przekaz tekstowy ma zostać na niej zamieszczony i jak będzie on prezentowany, omów tą sprawę (i możliwości CMS) z twórcą strony; 
• pisz teksty zrozumiałe (pamiętaj: zawartość strony kancelarii prawnej nie jest przeznaczona dla prawników, to nie jest język pism procesowych, opinii czy dysertacji doktorskich);
• zadbaj o przejrzystość tekstu (także graficzną);
• pisz staranie i koryguj błędy (często literówki pojawiają się np. w tytułach) - najlepiej poproś kogoś o recenzję;
• zachowaj umiar w opisach własnych kompetencji;
• nie deleguj opracowania tekstów osobom, które nie zrobią tego dobrze;
• porozmawiaj ze specjalistą od SEO co zrobić z tekstem, aby strona była widoczna (ale nie pisz tak: "Nasza kancelaria radców prawnych i adwokatów, mecenasów z Kielc zapewnia profesjonalne doradztwo prawne, porady prawne, prawne porady Kielce. Rozwody, windykacja, porady prawne Kielce. Adwokat, mecenas, prawnik, adwokat, rejestracja spółek i KRS." - bo to wstyd).

Photo by kmlz

E-mail w pracy (czego nie wiemy)

E-maile są obecnie jedną z podstawowych form komunikacji zawodowej. Dotyczy to także prawników. Jak każde narzędzie, poczta elektroniczna ma wady i zalety.

W tym poście opiszę jej negatywne aspekty (korzyści znamy wszyscy).  

E-maile w negocjacjach
Negocjacje przez e-mail mogą być trudniejsze (obarczone większym ryzykiem porażki), zwłaszcza gdy nie znamy dobrze odbiorcy. Badania wykazują, że przy takiej formie komunikacji ludzie są mniej skłonni do współpracy, a nadto czują się w tym usprawiedliwieni.  Dodatkowo, kontakt e-mailowy nie sprzyja budowie wzajemnego zrozumienia. Pojawienia się trudnego zagadnienia może więc szybciej skutkować zerwaniem negocjacji.


Emocje, interpretacja informacji i efekt online disinhibition
Okazywanie emocji (np. złość, zadowolenie) nie jest w przypadku e-maila wsparte systemem wskazówek, które w bezpośredniej rozmowie wynikają z mowy ciała. W e-mailu można skutecznie przekazać tylko to, co wynika z jego literalnego brzmienia.

Sama "dosłowna treść" e-maila może jednak zostać źle zinterpretowana przez odbiorcę, a neutralny z założenia przekaz może być uznany za obraźliwy. Taki błąd może zakłócić przebieg dalszych działań i negatywnie wpłynąć na efektywność współpracy.

Komunikacja e-mailowa jest wreszcie podatna na tzw. efekt online disinhibition ("zwalnianie hamulców"). Ludzie czują się bardziej swobodni i mniej skrępowani konwenansami. W efekcie niektórzy w e-mailach pozwalają sobie na więcej, aniżeli w zwykłej rozmowie (są bardziej dosadni, kategoryczni, asertywni).


Nadmiar e-maili
Obsługa e-maili zajmuje sporą część czasu pracy (więcej niż mogłoby się wydawać). Dodatkowo, e-maile rozpraszają uwagę, a mentalny powrót do przerwanego zadania zajmuje średnio około 1 minuty. Wreszcie zdaniem naukowców z University of London, ciągłe e-mailowanie i smsowanie ogranicza zdolności intelektualne o średnio 10 punktów w teście na IQ (kobiety 5 punktów, mężczyźni 15).


Wnioski
Mając świadomość wad poczty elektronicznej można łatwiej sobie z nimi poradzić. I tak:

• co do negocjacji:
• nie negocjować przez e-mail, względnie tylko przez e-mail;

• co do irytujących e-maili:
• nie odpowiadać pochopnie, odczekać pewien czas i ponownie zapoznać się z jego treścią;
• nie odpowiadać w sposób konfrontacyjny, można spróbować skontaktować się z nadawcą e-maila w inny sposób (kontakt osobisty, rozmowa telefoniczna) lub klarowniej wyjaśnić problem;

• co do nadmiaru e-maili:
• ustalić reguły przeglądania skrzynki przychodzącej;
• klasyfikować e-maile;
• w miarę możliwości delegować obsługę e-mail.

Photo by J.M. Witt

Dr google ca systemy informacji prawnej

Coraz częściej prawnicy zamiast przedzierać się przez systemy informacji prawnej zwracają się do googla. Google staje się pierwszym źrodłem poszukiwania bezpośrednich wskazówek i prostych odpowiedzi. Dopiero po takim wstępnym badaniu przychodzi kolej na przepis, komentarz czy orzecznictwo (względnie rozmowę z innym prawnikiem).


Czy to jest profesjonlane?  Tak - profesjonalne, a przede wszystkim efektywne. Należy jedynie pamiętać o prostej regule: internet może być pierwszym źródłem informacji, ale nie powinien być ostatecznym doradcą przy podejmowaniu decyzji.


W tym miejscu zamieszczam link do ciekawego materiału zawierającgo porady jak "wycisnąć" więcej z wyszukiwarki. Wiedza niby oczywista (?), a jednak czegoś nowego można się nauczyć.


Na koniec pytanie: czy nie macie Państwo wrażenia, że wydawcy systemów informacji prawnej (dotyczy wszystkich na rynku) powinni odrobinę popracować nad konkurencyjnością sprzedawanych nam produktów?

Photo by Donard Vincente

Dobre praktyki przy pierwszej rozmowie z klientem

Dziś krótko. Na stronie KIRP w dziale "Dobre praktyki" publikowany jest dokument wyznaczający dobre standardy przy "wstępnej (pierwszej) rozmowie z Klientem".


Tekst jest bardzo obszerny, co - w mojej ocenie - niekorzystnie wpływa na komunikatywność. Sama idea jest jednak absolutnie słuszna.